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Arbeitsgemeinschaft
Spina Bifida und Hydrocephalus e.V. | Selbsthilfe seit 1966

Was Sie über Telefon- und Videokonferenzen wissen sollten – Planung und Durchführung

Durch die Corona-Pandemie sind wir nun bereits über zwei Monate in unserer Kommunikation mit anderen Menschen stark eingeschränkt, dies trifft auf Treffen der ASBH Selbsthilfegruppen zu. Um für Treffen trotzdem eine Möglichkeit für einen Austausch zu finden sind Telefon- und Videokonferenzen ein geeignetes Mittel. Es werden zahlreiche Portale und Softwarelösungen angeboten um dies technisch zu ermöglichen. Seit der „Corona-Krise“ ist dieses Marktsegment natürlich besonders in Bewegung, immer mehr Anbieter wollen in diesem Bereich ihre Produkte einbringen. Wir wollen Ihnen hier ein paar Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie ein solches virtuelles Treffen planen und durchführen können.

Die Vorbereitung eines virtuellen Meetings

Die Vorbereitung einer Konferenz ist besonders wichtig. Dies beinhaltet technische, sowie inhaltliche Dinge. Daher sollte jede Person vorab möglichst gut vorbereitet in die Konferenz gehen. Die technischen Voraussetzungen sollten gerade bei Videokonferenzen vorab sichergestellt und getestet werden. Die technischen Bedingungen und Zugänge (Einwahlcodes etc.) müssen bei der Einladung zur digitalen Konferenz deutlich vorab erklärt werden. Machen Sie sich beispielsweise mit den technischen Möglichkeiten der Konferenzsoftware vertraut (Bildschirm teilen, Präsentationen, Umfragen, Fragen und Antworten, Dokumente kommentieren, Chats, Meldungen, Break-out-Räume) und wie Sie diese für Ihre Anliegen nutzen könnten. Klären Sie für sich und Ihr Team, wie intensiv Sie den Chat nutzen möchten, etwa als Ort für begleitende Kommentare, für Nachfragen und Ergänzungen. In der Regel dient der Chat zum Fragenstellen, eine Co-Moderation beantwortet sie gleich dort im Chat und/oder sammelt Fragen, die im Anschluss an den Input besprochen werden sollen.

Den Zugang für Teilnehmer organisieren, inhaltliche Abläufe festlegen

Bei manchen Anbietern gibt es eine feste Raumnummer, über die jederzeit eine Konferenz gestartet werden kann. Geben Sie diese nur an geschlossene, sich regelmäßig treffende Teams raus. Zu allen anderen Gelegenheiten bitte Zugangsdaten verbreiten, die nur für jenen Termin gültig sind. Versenden Sie Ihre Zugangsmail mit einer Rubrik für technischen Support: Welche Voraussetzungen hat die Teilnahme, z.B. spezifische Browser? Wie läuft die Anmeldung ab, was für Stolpersteine gibt es? Wie kann ich alternativ teilnehmen? Wo kann ich mich im Notfall melden? Sollte die Vertraulichkeit in der Konferenz besonders bedeutend sein, z.B. bei Selbsthilfegruppen, erstellen Sie Muster-Regeln und Erklärungen. Diese sollten sinnvollerweise vor dem Zusammenkommen abgeklärt sein. Es macht immer Sinn, sich bereits fünf Minuten vor Beginn des Meetings einzuwählen, weisen Sie darauf hin.

Checkliste für Einladungsschreiben bzw. –Email in Stichpunkten:

Mit Anmeldeverfahren

  • Thema & Beschreibung
  • Termin & Dauer
  • Veranstalter*innen
  • Vereinbarungen zur Vertraulichkeit (siehe Arbeitshilfe)
  • Anmeldeverfahren: Link oder Mailadresse zum Anmelden

Ohne Anmeldeverfahren (bzw. Zweitmail an bereits Angemeldete)

  • Thema & Beschreibung
  • Termin & Dauer
  • Veranstalter*innen
  • Links zu Konferenzraum und ggf. zu weiteren Tools und Dokumenten
  • Falls geplant: Bitten an die Teilnehmenden, was sie im Vorfeld erledigen sollen
  • Falls geplant: Hinweis, dass Konferenz / Webinar aufgezeichnet werden wird
  • Technische Erläuterungen (techn. Voraussetzungen der Teilnahme; Anmelde-Ablauf und mögliche Probleme; Alternative Möglichkeiten der Teilnahme; Kontaktmöglichkeit bei Problemen)

Vorab sollten Sie unbedingt eine Tagesordnung erarbeiten und rechtzeitig an die Teilnehmer verschicken, so dass sich jeder auf inhaltliche Dinge vorbereiten kann, ggf. grundsätzliche Fragen mit dem Moderator vorab abklären. Wichtig ist einen Zeitplan, der den Ablauf der Tagesordnung organisiert, achten Sie darauf, dass der Zeitplan unbedingt eingehalten wird.

Durchführung einer Videokonferenz/Telefonkonferenz

Ganz wichtig: eine klare Moderation und Leitung der Konferenz. Zu Beginn sollten die jeweiligen Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich kurz und klar vorzustellen. Genau wie bei Präsenz-Treffen, muss vorab geklärt werden, wer das Protokoll führt.

Der Moderator sollte die Sprachregeln vorgeben und diese klar und deutlich kommunizieren. Grundsätzlich gilt, dass je größer die Teilnehmerzahl ist, die Gefahr der „Störung“ zunimmt. Es spricht immer nur eine Person. Missverständnisse und Konflikte sollten durch aktives Zuhören und gezielte Fragestellungen und Antworten umgehend geklärt werden.

Telefonkonferenz: Um möglichst wenig störende „Zwischenrufe“ zu haben, bietet es sich an, dass man sich mit dem eigenem Namen meldet bevor man dazwischen ruft, Bsp.: „Ich, Peter Lustig würde gern dazu etwas sagen.“

Videokonferenz: Wenig störende Nebengeräusche sind zur akustischen Verständigung besonders wichtig, dazu bietet es sich an, den eigenen Ton bei der Videokonferenz auf „stumm“ zu schalten und nur dann wieder zu aktivieren, wenn man selbst etwas sagen möchte und sich dann auch wieder mit dem eigenen Namen meldet. Einige Anbieter von Videokonferenzdiensten bieten eine integrierte Chatfunktion an.

Chatfunktion: Hier kann man sich mit Namen eintragen und der Moderator (bzw. ein Co-Moderator) erhält eine Rednerliste, somit können störende Zwischenmeldungen vermieden werden und es ergibt sich die Möglichkeit, spontan Themen einzuschieben. Dies natürlich in Abstimmung mit dem Moderator.

Checkliste Videokonferenz/Telefonkonferenz in Stichpunkten:

  • Eröffnen Sie mit einem freundlichen Willkommen! Wie bei einem physischen Treffen auch, tut es allen Beteiligten gut, wenn Sie die Menschen erstmal sich einfinden lassen und z.B. ein kleines Warm-Up oder einen Eisbrecher einplanen. Der Kreativität sind dabei kaum Grenzen gesetzt. (Hinweis: Viele Menschen möchten Privat- und berufliche Sphäre gerne trennen, was im Home Office per se schon schwierig ist. Verzichten Sie bitte auf Anregungen, die als grenzüberschreitend empfunden werden könnten („wo sitzt Du gerade, zeig uns Dein Zimmer“.)
  • Geben Sie gleich anfangs den Ablauf sowie klare Regeln vor, etwa:
    • Bitte Mikrofon ausstellen, wer gerade nicht spricht
    • möglichst keine Zwischenrufe, verbalen Zustimmungen o.ä.
    • Verständigung über bestimmte (Hand-) Zeichen
    • welche Konferenz-Funktionen für welchen Zweck?
    • Erinnerung an Gesprächsregeln und Vertraulichkeits-Vereinbarungen
  • Fortgeschrittene Runden behelfen sich mit verabredeten Zeichen oder Moderationskarten, die den Gesprächsfluss nicht unterbrechen, Abstimmungen beschleunigen und dem Ganzen etwas Spielerisches geben.
  • Sofern nötig: erläutern Sie die Konferenz-Funktionen (Ggf. mit Unterstützung durch kommentiertes Bildschirmfoto), dabei insbesondere die Funktion des Chats und des „Hand Hebens“
  • Die aktuelle Fragestellung muss stets präsent gehalten werden, z.B. indem Sie regelmäßig auf die Tagesordnung verweisen, ggf. den aktuellen Punkt oder aktuelle Frage immer auch nochmal vorlesen und dabei Zeilennummer angeben.
  • Die Teilnehmende müssen namentlich zu Wortbeiträgen aufgerufen werden: bei größeren Runden nach „Hand-Heben“ oder Meldung im Chat; bei Rundum-Abfragen in kleineren Runden der Reihe nach.
  • Zur visuellen Verdeutlichung, sollten Sie Teilnehmer die gerade sprechen, darauf hinweisen, ihren Bildschirm zu teilen. Platzieren Sie Links und Dateien zur aktuellen Diskussion gleich im Chat oder dem Pad.
  • Legen Sie bei längeren Konferenzen Pausen ein
  • Zum Abschluss: sollten Sie unbedingt nochmal freundlich für die Teilnahme, das Interesse, die Beteiligung und Disziplin danken. Fassen Sie unbedingt die Ergebnisse zusammen. Geben Sie einen Ausblick, wie es weiter gehen wird, etwa welches die nächsten Termine und Themen sind; in welchen Verteiler sich die Teilnehmenden einschreiben können; wie sie Zugang zu dem Chat, zu den relevanten Links, genannten Dateien und ggf. dem digitalen Mitschnitt der Konferenz erhalten.

Datenschutz:

Bei der Zulassung der Teilnehmer sollten Sie darauf achten, dass Ihnen alle persönlich bekannt sind (Einladung), dies ganz besonders bei sensiblen Themen. Es sind keine Screenshots bzw. Audio- oder Videoaufnahmen von der Konferenz erlaubt. Dritte dürfen nicht an der Konferenz teilnehmen oder zuschauen bzw. zuhören. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung für die Konferenz kann vorab eingeholt werden. Bei der Auswahl des Konferenzanbieters ist darauf zu achten, dass dieser die Vorgaben nach DSGVO erfüllt (z.B. TeamViewer). Es sollten nur Anbieter genutzt werden, bei denen die Teilnehmer ihre Daten nicht an Dritte, z.B. durch Erstellen von Nutzerkonten, weitergeben müssen.

Die beschriebenen Möglichkeiten durch virtuelle Meetings, bzw. Konferenzen, haben den Vorteil, dass Anfahrtswege im Vergleich zu analogen Treffen verringert werden. So bieten diese Formate auch die Chance, Themen mit weniger Zeitverlust abzuhandeln und ohne Verspätungen beginnen zu können. Nutzen Sie die Vorteile, die diese Technologien bieten, aber wir sollten auch alle daran denken, dass es eine Zeit nach der Corona-Pandemie gibt, in der wir dann wieder verstärkt „analoge“ Treffen nutzen sollten um unsere Sozialkontakte, mit allem was uns in der jetzigen Zeit verwehrt wurde, zu pflegen.

Nützliche Links und weiterführende Informationen:

 

 

 

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